1 марта 2023 года в силу вступает новое положение статьи 22.1 ТК РФ о единых требованиях к составу и форматам электронных документов. Переход на ЭДО позволяет сократить финансовые и временные затраты на обработку кадровых документов, а также сделать процесс взаимодействия с документами более прозрачным – как со стороны сотрудника, так и со стороны работодателя. Каким техническим требованиям должна соответствовать компания, чтобы перейти на электронные документы? Как правильно выстроить алгоритм и стратегию ухода от бумаги? И в чем основные преимущества системы? Ответы – в эксклюзивном интервью с участницей Рабочих групп при Министерстве труда РФ и РСПП по внедрению в законодательство системы ЭДО, директором департамента методологии трудовых отношений и организации сервисов HR «Магнит» Татьяной Федоришиной.
– Татьяна, «Магнит» – компания, которая одной из первых запустила переход на электронный документооборот (ЭДО). События этого года как-то замедлили этот процесс?
Я не вижу отрицательного влияния на ЭДО последних тенденций и изменений на рынке. В части кадрового электронного документооборота у России есть сильные отечественные IT-игроки, да и мы сами работаем с российской компанией по части внедрения ЭДО, и весьма успешно.
Прямо сейчас в компании «Магнит» на ЭДО уже переведены порядка 30 тысяч сотрудников. В ближайших планах – в пределах одного-двух кварталов – планируем перевод еще минимум такого же количества людей.
Сейчас мы заходим на наш самый главный, самый многочисленный линейный персонал – сотрудников торговых точек, розницы, а начинали мы внедрение в среде офисных работников. Я считаю, что результаты за неполный год хорошие: это с учетом внедрения методологии, инструментов, доработки внутренних систем в части интеграции.
– Вы сказали 30 тысяч – это какая доля от всех сотрудников?
Это 10 процентов от численности компании. Перевести весь коллектив мы планируем в течение трех лет. Это наша амбициозная задача.
Срок может показаться долгим, но нужно учитывать, что речь о линейном персонале. Это люди, проживающие в разных регионах России, люди с разным восприятием цифровых технологий, поэтому мы понимаем, что учитывать надо не столько технические и технологические нюансы, сколько организационные (правильная коммуникационная программа, правильное сопровождение сотрудников, вплоть до индивидуального сопровождения, разъяснение, работа с возражениями). Со всеми этими факторами тоже нужно будет работать.
– Если говорить в целом о системе. В чем основные преимущества введения ЭДО? Почему компаниям стоит на него переходить?
Здесь озвучу свою личную точку зрения – я бы не сказала, что абсолютно всем компаниям стоит переходить на электронный документооборот. Принимать решение нужно не импульсивно, а взвешенно, основываясь на расчетах. Нужен правильный подход, грамотный расчет.
Прежде всего, нужно оценивать эффекты от потенциального внедрения. На опытно-практический взгляд нашей проектной команды, особенно эффективен этот переход для крупных компаний. Потому что системы для внедрения – не будем лукавить – стоят недешево, и есть тонкая грань между экономическим эффектом от внедрения ЭДО и от его невнедрения.
Если штат компании малочисленный, стоит несколько раз перепроверить, есть ли выгода? В течение какого срока затраты будут окупаться? Нужно также обязательно учесть все виды затрат, которые генерирует бумажный документооборот, чтобы правильно рассчитать экономическую эффективность, потому что даже мы столкнулись с ситуацией, когда все понимают расчет эффекта по-разному. Многие не учитывают какие-то косвенные затраты, ведь тот же бумажный документооборот – это не только сама бумага, но это и сотрудники, который этот документооборот администрируют, почтовые расходы, логистические затраты на перемещение бумаги, legal-риски, которые возникают при отсутствии некоторых документов на бумажном носителе, которые сегодня уже можно подавать в электронном варианте.
Крупным компаниям с большим штатом однозначно переходить стоит. Это, во-первых, эффективно, во-вторых, закрывает большое количество рисков для компании, в-третьих, наводит порядок в кадровом учете и снижает долю рисков, возникающих при проверке и другом взаимодействии с проверяющими органами. Наконец, это делает процесс более прозрачным и для работодателя, и для сотрудника. Косвенный, но важный плюс – это экологично, что в части сохранения природных ресурсов тоже важно.
– Какая техническая подготовка для перехода на ЭДО нужна со стороны компаний?
Априори начинать нужно с выравнивания процессов. В компании должны быть структурированные процессы, которые возможно перевести в цифровое поле. В чем мы всегда согласны с IT-блоком компании, с которым я довольно много работаю, – так это в том, что нельзя автоматизировать хаос. Иначе он так и останется хаосом.
Прежде всего, нужно смотреть на процессы – мы их выравниваем, структурируем. Если в компании много филиалов, все процессы нужно унифицировать для всех филиалов: например, прием сотрудников должен проходить одинаково что в филиале Москвы, что в филиале Новосибирска.
Нужно иметь структурированную методологию по процессам. Нужно четко понимать, что мы автоматизируем, и только потом приступать.
– А с точки зрения сотрудника что меняется?
Первое и главное – появляется постоянный доступ к своим кадровым документам. Что греха таить – вряд ли вообще кто-то из нас, и я в том числе, – хранит у сердца все свои кадровые документы, все свои дополнительные соглашения, все регламенты. Переход на электронный кадровый документооборот сделает для меня же более доступными мои же личные документы. Если еще и заведена электронная трудовая книжка, можно в отдел кадров и вовсе не приходить.
Для сотрудника все это повышает доступность документооборота. Кадровые документы в жизни нужны довольно часто. Сотрудники оформляют миграционные документы, подают заявления на льготы и компенсации для себя и членов семьи, берут кредиты. Кадровые документы могут быть необходимы в ряде случаев для получения медицинских или образовательных услуг. После перехода на ЭДО человек в любой момент может зайти в приложение, получить документ с абсолютно легитимной электронной подписью, предоставить его в соответствующее ведомство, не выжидая ответа от кадровой службы – а у работодателя по закону есть три рабочих дня для предоставления этих копий.
– Если говорить о том, что происходит с бизнесом в 2022 году, много ли антикризисных решений приходилось принимать вам как руководителю?
Мы всегда стараемся это делать, а в этом году особенно – мы критически смотрим на свои затраты, в том числе на затраты на автоматизацию. Мы оценивали, как распорядиться финансами максимально эффективно. Смотрели на свои проекты, принимали решения о том, что в этом году для нас критически важно, а что можем отложить. Абсолютно все компании, с которыми мы общались в этом году, проходили это упражнение.
Второй момент. Изменения, если говорить именно в моем блоке, произошли в сторону увеличения интенсивности работы. Увеличилось количество процессов, в которых кадровики активно задействованы. В этот момент – как никогда – компаниям нужны прозрачные процессы, которые выполняются правильно, в срок, без хаоса, без лишней суеты и оптимально с точки зрения затрат.
Нельзя сказать, что мы в чем-то остановились в развитии, нет. Мы движемся очень интенсивно. Просто сейчас мы крайне внимательны к тому, на что мы готовы тратить.
– В процессе оформления трудовых отношений случились какие-то перемены?
В принципе на все изменения трудового законодательства мы реагируем гибко, но это наша стандартная работа.
По части электронного документооборота взаимодействие стало гораздо проще и эффективнее. Основной плюс мы видим для наших сотрудников, которые работают в полях. Ведь мы розница. Филиалы не всегда присутствуют там, где находятся наши магазины. Зачастую для оформления нужно было ехать за десятки, а то и сотни километров. Если не ехать – то подавать дистанционно, долго ждать документы, отправлять их корреспонденцией.
Сейчас все гораздо проще для тех, кто уже перешел на электронный документооборот. Оформление происходит за считанные минуты. Сотрудник получает документы на свой смартфон или компьютер, открывает их, знакомится, подписывает. Вот и все, кадровая операция завершена. В течение нескольких минут сотрудник появляется во всех наших кадровых системах, и с первого рабочего дня приступает к работе.
Для работника процесс прозрачный, потому что он не висит где-то в пространстве в течение первых суток, ожидая завершения бумажной волокиты, а для работодателя – не теряется полезное рабочее время.
– Ваше выступление на конференции «Трудовое право» будет посвящено опыту компании в переходе на новые режимы рабочего времени. Почему участие в конференции важно и актуально лично для вас?
Я с радостью поделюсь опытом нашей компании в вопросе введения ЭДО, потому что это вообще самый частый вопрос, и не только в рамках конференции. В личных разговорах, по телефону, в Зуме, в Тимсе – везде, где есть возможность пообщаться, мне этот вопрос задают.
Конференция – это возможность поделиться с коллегами тем опытом, который у нас уже достаточно хорошо наработан. Многие компании боятся ЭДО, многие не знают, как подойти к этому нововведению, с чего начать и как обосновать эффективность. То, что делали мы, то что помогло нам, то, как мы этот проект защищали перед инвестиционным комитетом, – все это, уверена, будет полезно участникам, которые только задумываются о внедрении системы.
Для меня лично такие конференции крайне полезны. Профильные конференции я очень люблю за новые контакты, общение с коллегами и программу, которая у вас, как у организаторов, всегда очень интересная.
Ответы на главные вопросы – из первых уст. Живая дискуссия на сцене и в кулуарах, обмен опытом – все это на полях XVI Профессиональной конференции «Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики 2022 года». 20 и 21 октября в столичном отеле Хилтон Москва Ленинградская, а также в формате online.